洞察与研究

不好意思，你对“降本增效”的理解可能是错的

创建时间：2023-08-21 11:57

万物皆数。 ——毕达哥拉斯

来源 | 《老椅子夜话》内容精编

嘉宾 | 董凡凡伟事达055组教练

伍智濂上海云思智慧信息技术有限公司董事长

整理 | Elsa

正文 | 3200字

阅读时长 | 约7分钟

电影《封神》票房超过20亿，关于电影有一则高赞趣评：妲己是帮助纣王满足野心的哈基米。其实不只是商纣王，从古至今，有无数人期待过拥有超能力又完全服从自己意志的小萌物，用来解决麻烦、达成心愿。放在今天，这个小萌物可能就是人工智能。

人类的每一次技术创新，都带来新一轮生产力的变革。ChatGPT开启了大模型时代，依靠AI、物联网、云计算、大数据等技术，我们有望体验科幻般的便捷高效，彻底摆脱低效与浪费，真正感受办公的愉悦。

伟事达055组组员伍智濂和他的团队正致力于此。

创业，痛比快乐多

董凡凡对温文尔雅、话语不多的伍智濂敢于扔掉铁饭碗，带着一众同事出来创业，一直很好奇。当问及这个话题的时候，伍智濂对创业15年这件事的感慨是：我就是要做创造性的事情，不能日复一日重复自己。

那创业的过程意味着什么呢？智濂笑谈道：“痛比快乐多”。

痛，是因为他始终想创新。看准了智慧办公这一科技赋能企业的新“主战场”，他要做一件不同的事情：恒河数沙。他“数”的是办公场景。企业中的每一人，每一物，每一天，每件事，在他看来都可以通过一个小小的数字化场景革命，变得更智慧。伍智濂把这件事叫做泛在场景数字化。

管理者，善察秋毫。这种善察其实就是最早依托于个人经验和思维模式的“数据分析”。对于体系庞大、组织复杂、发展迅速的现代企业来说，这种“善察”难再奏效，而融合了物联网、云计算、大数据的泛在场景数字化可以为现代管理赋能，让企业本身富有“智慧”。

通行接待、会议会务、办公空间、设施服务、环境控制、办公协同是泛在场景数字化的六个核心，通过打造有统一架构的系统平台，南大数学专业的高材生伍智濂用他强大的数学思维能力，帮助企业、组织将数字化引入日常办公场景。

目前，他的云思智慧团队已完成上百个成熟场景的数字化落地，做到了国内领先。大型企业、金融机构、数字化园区、政府机构、医疗机构、高校园区、商业综合体都能从中找到自己的新玩法。

多年来，企业OA系统、CRM、腾讯会议系统等已经是大部分企业最常用的办公系统了，那这些系统和泛在场景数字化平台有什么不同呢？智濂说，它们的最大不同在于它实现物理空间的数字化，突破了时空限制，实现沟通和接洽的零距离，重塑人—物—场。

他自信地说：泛在场景数字化平台将是企业办公领域继OA、CRM等八大系统平台之后的第九个平台，它将与八大平台数据整合、业务联动。

注：据报告显示，到2023年，全球智能办公市场规模将达到3341亿元（460亿美元）；2022年中国数字化办公市场规模达到973.89亿元，2023年则将正式突破千亿元大关，达到1135亿元。（来源：中研普华、亿欧智库）

为极致体验“负重前行”

伟事达055组教练董凡凡在上海走访过不少企业，从事先预约时间、车位，到一楼大厅再登记，甚至客户派秘书下楼来接，每次都经历不少繁杂的手续，然而到云思智慧拜访时，她觉得一切很新奇，约好见面时间，智濂发来一个二维码，她从一楼大厅到走进公司，不需要在前台登记，只需扫码，门即自动打开，接待者也第一时间知道访客到来，做好迎接准备，朝她“款款走来”。

面对董凡凡的惊奇，智濂淡定地说这是一种“多快好省”的便捷，这只是我工作的很小的一部分功能。其实，这些解决方案无一不是基于场景的创新。

什么叫场景呢？智濂说场景其实就是组成电影故事的一个单元，包括具体的空间、人物以及他们的任务、行动、对白。

我们时刻处于一个场景中。场景意味着真实具体、能被感知。场景驱动既不能只考虑产品，也不能隔靴搔痒，必须基于用户日常工作的“动线”，深挖痛点和需求，如此才能帮助企业做到智慧办公。

董凡凡立即想到了一个企业最常见的场景：开会，会议的前后安排跟踪和会议的时间管理占用了管理者很多时间。更何况还有很多无效会议，这个场景云思智慧能解决什么痛点呢？智濂说，我们会敏锐切准场景，针对真正的痛点给出解决方案。

就好比说会议场景，不仅做到了整个会议的安排——主题、人员、时间、会议室、座位排布、制作名牌等诸多要素——都可以在虚拟空间完成，还有的放矢，围绕制作名牌、会后无下文等普遍存在的痛点，制定全套解决方案。

通过电子名牌代替纸质名牌，让沟通更直观、信息同步更敏捷，并减少打印浪费；支持在线查看会议文件并生成会议待办事项、跟踪提示，减少了会议开场时间，确保会议效果；原有的会议结果落实跟踪、督办、检查结果交付时间等一系列的既费时又费力的工作全都交给了机器准确执行。

从管理层面来说，这样的泛在场景数字化会倒逼管理更规范、更精细，不再出现扯皮、拖延和无效沟通的行为。

关于会议管理，智濂也举了个例子，政府会议是所有行业会议里对规范性要求最高的，而且很高频。千人级的会议对数字化需求很大。

云思智慧针对政府会议场景做了“政会通”。这时，泛在场景数字化的力量就凸显了，它能关注到茶水的浪费。经过统计发现，会议准备的茶水，60%的人没有喝，这笔费用省下来很可观。改善方案是给参会者提供选择，不需要喝水的参会者可以不选择，需要喝水的参会者可以选择喝什么，同时增加个性化的饮品选项，比如咖啡等。

通过数字化，一切都在线上一览无余，组织也会随之扁平化，类似“秘书腐败”“部门墙”的现象将基本杜绝，管理由此更敏捷，从而带来新一轮增长。

极致便捷的体验来自一个个“负重前行”的数字化过程。只有充分地理解场景，反复验证，才能找到真正智慧的解决方案。也许正因为如此，智濂才会说创业的过程不是“痛并快乐着”，而是“痛比快乐多”。

夺回“大象脚上的肉”

近几年，因为众所周知的原因，企业面临经济下行压力，市场竞争也越来越激烈，降本增效成为企业生存的必修课。泛在场景数字化通过海量的实际数据分析，发现企业的财务成本和时间漏洞。

在降本增效方面，智慧办公又会有什么帮助呢？智濂举了一个办公租赁成本的例子：通常，企业租赁办公场地是以人数为基准的，签合同一般是3年期限。如果一开始没兼顾到利用率，一旦发生浪费就会是持续性的，还有很多企业的会议室几乎不用，这种低利用率浪费惊人，但往往人们感受不到。

数字化空间管理能提高办公空间的使用率，同时满足人员增长弹性，将成本节约10-20%。智濂拿自己的公司为例，企业有300多名员工，1年房租大概是650万，通过数字化空间可以做到100多万的成本节约。假如一个体量达到6000多个办公单元的金融机构来说，数字化空间能节约更大的成本。

这不是苍蝇脚上的肉，而是大象脚上的肉。

同时，人力成本更是企业成本的重头，办公管理数字化在“增效”上的作用不可忽视。比如云思智慧的员工在300左右，一年人力成本接近1个亿。如果整体办公效率提高10%，对企业来说就相当于多了1000万收入。

经过海量的数据分析以及用户体验跟踪，云思智慧找到很多消耗时间、降低效率的办公场景。这里列举若干：

1、员工外出事由不明、效果不明，想找人时发现是断联状态；

2、没有结果的会议很多，用时很长，发言无序；

3、找老板签字不断确认时间，几小时内难以集中精力……

以上这些人力成本的浪费最常见而又最容易被忽略。

怎么解决呢？通过状态、会议、日程等不同维度的协同，减少工作时间浪费。比如看板使同事的状态一目了然，数字化会议可以明确会议议题、规定时间、精准选择参会人员并规划会议流程，还可以查阅所有会议有关文档。

这些解决方案的一个智慧体现在将复杂的沟通转变为可勾选的选项，也就是不做论述题，只做选择题，大大节约了时间和精力。以找老板签字为例，解决方案是“沟通预约制”。发起者只要申请预约见面，被邀请者只要勾选合适的时段即可。

像有呼吸的生命

智慧办公和智能办公大部分时候是一个意思，智慧意味着更多。它带给企业的不仅仅是降本增效，还有管理的温度。

首先体现在员工的工作效率有很大提高。上班体验更好，通过设备数字化管理，可以在线完成门锁、电器设备的开关，员工不再需要为一个动作专门到公司；环境的数字化管理让空间通过感应“知冷知热”，增加了舒适度。数字化还会提示员工的生日，让企业富有温度。

有一个我们都不愿看到的现象：加班猝死。尤其是搞研发的企业，在赶工期经常连续加班。现在由于一切办公场景都在线数字化了，有很多数据可查。系统会及时把超时加班的数据推送给领导或者HR，这样就能发现问题，避免不幸的发生。

有了泛在场景数字化的企业就像一个会呼吸的生命，关爱和关心环境中的每一分子，这也将带给管理者意想不到的管理创新。

对于企业管理者来说，有没有强烈的精细化管理意识、是否推崇高效协同、是否追求卓越都决定着企业能不能拥抱智慧办公的变革。

目前，智慧办公的普及还在一个推进过程中，但智濂确定，无论是国家的数字化战略，还是企业面向未来竞争的实际发展需要，智慧办公都是企业和组织的必选项。

听完智濂如数家珍的介绍，董凡凡不禁感叹到：过去我们的办公靠写字，现在靠敲键盘，未来我们可以不用电脑，在虚拟世界都能做到。在私董会小组里，我们常讲领导者认知的突破、意识的进化，智濂致力的智慧办公让领导者习惯的传统办公环境开始“意识进化”，从“硬件”上保证了企业从粗放到精细管理，摒弃低效办公行为，从而加快了企业数字化转型的步伐。

办公场景数字化让我们看得很清楚：我们有巨大的空间有待改善，有巨大的成本有望降低。通过数字化帮助企业降本增效，也是为社会节能减排，为员工创造福祉，从这个意义上说，智慧办公这件事真的是功德无量。